家事・ライフ

「ホームファイリング」ならおうち書類が片づく!入院、介護、災害など「いざという時」の備えにもなる

書類整理用の事務用品「個別フォルダ」を使用する(Ph/『実践!はじめてのホームファイリング 「おうち書類」の片づけかた』より)
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「『ホームファイリングをやっていてよかった!』私の元には、毎日のようにこんな声が届きます」──『実践! はじめてのホームファイリング 「おうち書類」の片づけかた』(同文舘出版)の著者でオフィス業務効率化コンサルタント、整理収納アドバイザー1級認定講師の長野ゆかさんはそう言います。長野さんに、「おうち書類」の片づけ方や役立て方のアイディアについて話を聞きました。

用意するものは「個別フォルダ」だけ

長野さんが提唱する「ホームファイリング」には、明確なルールや方法がいくつかあります。その第一歩となるのが、1枚の厚紙に書類を挟むだけの「個別フォルダ」(主にオフィスの書類整理などに使われるアイテム。文房具店などで購入できる)を基本ツールとすることです。

個別フォルダと聞いて実物がピンとこない方は、パソコンのデスクトップ画面にある「フォルダ」のアイコン(図柄)を思い浮かべてください。まさにその絵のように、一つ一つのファイル(書類)を入れるためのケースのことです。

「個別フォルダ」は厚紙などで作られた事務用品(Ph/『実践!はじめてのホームファイリング 「おうち書類」の片づけかた』より)
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立てて置ければOK

「初めてホームファイリングを実践するときに用意するのは、個別フォルダだけです。A4の書類が挟めて、立てて置ければOK。これなら、簿冊式ファイルのポケットに入れる必要も、紙にパンチで穴を開ける必要もありません。紙をそのまま出し入れでき、収納場所にフォルダごと戻しやすいのが利点です」(長野さん・以下同)

そして収納や整理には個別フォルダを立てて置くスペースがあればよく、専用のファイルボックスがなくても、引き出しや本棚に個別ファイルを立ててしまうことができればOKだそうです。

右端の出っ張りはフォルダのタイトル用スペース(『実践!はじめてのホームファイリング 「おうち書類」の片づけかた』より)
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手順はたった「3つ」

「今すぐにホームファイリングを実践するなら、手順のイメージは【1】個別フォルダに書類を入れていく、【2】フォルダにタイトルを書く、【3】フォルダを並べる、の3つだけです。

書類がテーブルなどに山積みになっている人は、まず5cmくらいの量を取り出し、種類別(「チラシ」「子供」「仕事」など)にざっくり分けて個別フォルダに入れて、並べてみてください。『個別フォルダに保存しておくほどじゃない』という紙は処分しましょう。これだけで、『何があるかわからなかった紙の山』の把握が進みます」

手元に個別フォルダがない場合は、まずクリアファイルを使い、「個別ファイルを入手したら移し替える」事前準備とすることができるそうです。